1. WIRTSCHAFTSPLAN

• Erstellung eines Wirtschaftsplans je Wirtschaftsjahr einschl. Ausweis der Verteilung je Kosten / Einnahmeart in Form von Gesamt- und Einzelwirtschaftsplänen gem. § 28 WEG je Sonder- / Teileigentum

2. JAHRESABRECHNUNG

• Erstellung einer jährliche Abrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im Vertragszeitraum als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sonder-/Teileigentum und eventuellen Sondernutzungsrechten auf Basis der in der Gemeinschaftsordnung oder sonstigen, durch Vereinbarung/Beschlussfassung der Wohnungseigentümer bestimmten Verteilerschlüssel
• Heizkosten-, Warmwasser- und Kaltwasserabrechnung

3. EIGENTÜMERVERSAMMLUNG UND NIEDERSCHRIFT

• Durchführung der ordentlichen Eigentümerversammlung nach Abschluss des Wirtschaftsjahres

Besonderheit: Sofern nicht mehr als 8 Personen inkl. Versammlungsleiter und Protokollführer an der Eigentümerversammlung teilnehmen, kann diese in den Geschäftsräumen der Hausverwaltung kostenfrei durchgeführt werden

4. HAUSORDNUNG

• Durchführung der beschlossenen Haus-/ Nutzungsordnungen

5. ÜBERWACHEN DER VERTRÄGE DER GEMEINSCHAFT

• Betreuung und Überwachung von  Leistungen der Vertragspartner der WEG
• Abschluss zwingend vorgeschriebenen Versicherungen für die Gemeinschaft inkl. Prüfung der Versicherungssumme, um Unterdeckungen auszuschließen.

6. GELDVERWALTUNG

• Anlage der gemeinschaftlichen Gelder auf Giro- und Anlagekonten bei einer deutschen Bank oder Sparkasse getrennt vom eigenen Vermögen und dem anderer Gemeinschaften
• Verwaltung der Gelder nach den Grundsätzen eines ordentlichen Kaufmanns.

7. RECHNUNGSKONTROLLE UND –ANWEISUNG

• rechnerische Prüfung aller Kauf-, Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparaturrechnungen, Hauswart- und Bargeldkassen

8. BUCHFÜHRUNG

• Führen und Abrechnen von
• Hausgeldkonten je Sonder-/Teileigentum;
• Einnahmekonten für Erträge;
• Ausgabekonten je Kostenart (ohne Ausweis der Mehrwertsteuer);
• Rücklagekonten einschließlich Anlage der Mittel;
• Konten für Mitarbeiter der Gemeinschaft (ohne Steuerberatungsleistung);
• Verrechnungskonten für Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen Eigentum bis zur Erstattung der verauslagten Beträge
• Buchen der Bankbewegungen für die Hausgeldzahlungen und Abrechnungsergebnisse
• Überwachung der pünktlichen Hausgeldzahlung;
• Veranlassung der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauchs
• Melden der Gesamt-Heizkosten an das von der Gemeinschaft beauftragte Serviceunternehmen
• Buchung der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sonder-/Teileigentum in die Einzel-/Jahresabrechnung.

9. TECHNISCHE KONTROLLEN AM GEMEINSCHAFTSEIGENTUM

• Zur Werterhaltung und um entstehende Schäden frühzeitig zu erkennen, jährliche Begehung der Wohnanlage
• Soweit notwendig, Heranziehung von Sonderfachleute auf Kosten der Gemeinschaft

10. AUFTRAGSVERGABE

• Empfehlungen bei Auswahl technischer Lösungen
• Mitwirkung bei Preisverhandlungen und Vergabe von Aufträgen für das Gemeinschaftseigentum
• Klärung der Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder-/Gemeinschaftseigentum.
• Empfehlungen an Wohnungseigentümer zur Schadensminderung und -beseitigung

11. INSTANTHALTUNG

• Einleitung der im Rahmen ordnungsgemäßer Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums erforderlichen Maßnahmen
• Einholung ggf. mehrerer Kostenvoranschläge und Abstimmung des Umfang der Maßnahmen mit dem Beirat/ETV
• Vergabe der  Aufträge im Rahmen der laufenden Instandhaltung im Namen und für Rechnung der Eigentümergemeinschaft
• Überwachung und Abnahme der Arbeiten

12. ÜBERWACHUNG

• Überwachung von Terminen bei Angeboten, Aufträgen, Ausführungen, Schlussrechnungen, - Abmahnung erforderlichenfalls bei Leistungsrückstand

13. SOFORTMASSNAHMEN

• Veranlassung von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie z.B. Rohrbruch-, Brand-, Sturmschäden
• Übernahme der Schadensmeldung an die Versicherung bei versicherten Schäden am Gemeinschaftseigentum.

14. SCHLÜSSEL-BESTELLUNGEN

• Veranlassung der Ausgabe von Schlüsseln und Schließzylindern aus der Sicherheitsschließanlage für Sonder-/Teil-/Gemeinschaftseigentum.

15. SICHERHEITSEINRICHTUNGEN

• Veranlassung der Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker, Sachverständige und den Technischen Überwachungsverein (TÜV)
• Terminvereinbarung und Abrechnung mit den Beteiligten

16. ALLGEMEINE VERWALTUNG

• Führung des Telefon- und Schriftverkehrs mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten, für gemeinschaftliche Belange, soweit dieser im Rahmen der aufgeführten Grundleistungen veranlasst wurde